Di era digital, banyak organisasi sosial masih bergantung pada koordinasi manual, dokumen tersebar, dan komunikasi berlapis. Hal inilah yang dialami oleh Gerakan Mengajar Desa (GMD) sebuah gerakan sosial yang fokus meningkatkan kualitas pendidikan desa melalui relawan muda. Namun semakin besar skalanya, semakin rumit pula pengelolaan data, laporan, dan komunikasi antaranggota. Di sinilah UX Research berperan: menemukan masalah nyata dan merancang solusi berbasis kebutuhan pengguna.

Artikel ini membawa kalian menyusuri langkah-langkah UX Research yang dilakukan mulai dari memahami konteks, menggali suara pengguna, mengurai akar masalah, hingga membangun rancangan sistem back office yang efisien dan terintegrasi.

  1. Memahami Konteks & Latar Belakang

Tahap pertama UX Research adalah memahami konteks organisasi.

Gerakan Mengajar Desa merupakan program sosial yang berfokus pada pendidikan dan pemberdayaan masyarakat desa. Kegiatan operasionalnya melibatkan relawan dari berbagai daerah sehingga kebutuhan koordinasi, manajemen data, dan pelaporan sangat tinggi.

Isu Kontekstual yang Teridentifikasi:

  • Informasi internal sering tercecer
  • Format pelaporan tidak konsisten
  • Data relawan tersimpan di banyak platform
  • Materi dan dokumen tidak terorganisasi
  • Proses approval konten lambat
  • Akses internet di desa terbatas

Memahami konteks membantu peneliti merumuskan fokus riset sejak awal.

  1. Mengidentifikasi Target Pengguna

Menentukan siapa pengguna produk adalah kunci dalam riset UX.

Segmentasi Target Pengguna:

  • Usia: 18–25 tahun
  • Latar belakang: Mahasiswa aktif organisasi
  • Lokasi: Perkotaan Jawa Barat & sekitarnya
  • Karakteristik: Peduli pendidikan, suka sosial, digital savvy

Segmentasi ini penting untuk menyesuaikan fitur, bahasa komunikasi, hingga alur penggunaan sistem.

  1. Menyusun SWOT Analysis

Pada UX Research, SWOT digunakan untuk memahami kondisi organisasi dan potensi hambatan pengguna.

SWOT Gerakan Mengajar Desa:

  • Strengths: berbasis komunitas muda, kegiatan langsung ke desa
  • Weaknesses: data tidak terpusat, ketergantungan relawan
  • Opportunities: kolaborasi dengan pemerintah desa, publikasi
  • Threats: turnover tinggi, keterbatasan internet desa

Data SWOT membantu UX designer memahami alasan mengapa masalah sistemik terjadi, bukan hanya gejala permukaan.

  1. Melakukan Wawancara Pengguna (User Interview)

Contoh Temuan dari Wawancara

  • “Aset foto/video lapangan tidak terorganisasi”
  • “Laporan keuangan tiap daerah formatnya beda-beda”
  • “Data relawan hilang gara-gara salah versi Excel”

Tahap interview ini menghasilkan data paling berharga terkait real-life workflow dan pain point.

  1. Membuat User Persona

Dari wawancara, peneliti membuat beberapa persona yang mewakili pengguna utama sistem.

Contoh Persona: (Finance Manager)

  • Butuh format laporan keuangan standar
  • Sering menerima dokumen berantakan
  • Perlu sistem upload reimburse yang jelas
  • Ingin mengurangi miskomunikasi antar grup

Contoh Persona: (Sosial Media)

  • Asset konten sulit dicari
  • Approval dari pimpinan lambat
  • Perlu library digital untuk foto/video

Contoh Persona: Project Officer)

  • Mengelola relawan dengan data tersebar
  • Follow-up laporan satu per satu
  • Data sering hilang atau bertumpuk

Persona membantu tim UX memahami motivasi, tujuan, dan hambatan tiap pengguna.

  1. Menyusun Empathy Map

Empathy Map digunakan untuk menangkap empat dimensi utama dari pengalaman pengguna: Says, Thinks, Does, Feels.

Temuan Penting (Contoh: Jasmine, PO)

  • Says: ingin satu sistem biar tidak ribet
  • Thinks: khawatir data hilang
  • Does: cek ulang file di WhatsApp/email
  • Feels: kewalahan dengan komunikasi tersebar
  • Pain: data tidak terpusat, laporan manual
  • Gain: sistem kerja terintegrasi, efisiensi waktu

Empathy Map memperdalam insight dari persona dan wawancara.

  1. Merumuskan Problem Statement

Langkah penting UX Research adalah menyaring temuan menjadi pernyataan masalah yang jelas. Problem Statement Utama:

Sistem manajemen internal GMD belum efisien karena data, komunikasi, dan laporan masih tersebar di berbagai platform sehingga menghambat koordinasi dan pelaporan kegiatan.

Dari problem statement inilah arah solusi mulai dibentuk.

  1. Menentukan Goals dan Kebutuhan Solusi

Berdasarkan Pain–Gain Analysis, kebutuhan utama pengguna adalah:

Kebutuhan Pengguna (User Needs)

  • Sistem data relawan terpusat
  • Pengaturan laporan keuangan standar
  • Repository foto/video terorganisir
  • Template laporan otomatis
  • Alur approval yang jelas
  • Pengelolaan jadwal, lokasi, dan materi dalam satu platform

Goal inilah yang mendasari struktur sitemap dan fitur produk.

  1. Menyusun Sitemap

Sitemap dibuat dengan mengurutkan kebutuhan pengguna menjadi struktur fitur yang mudah dipahami. Contoh sitemap (berdasarkan file): halaman utama, halaman database relawan, halaman laporan, sistem approval konten, dan manajemen jadwal. Sitemap memberi gambaran awal mengenai arsitektur sistem.

  1. Membuat Wireframe Awal

Tahap akhir UX Research (sebelum masuk UI design) adalah pembuatan wireframe. Wireframe menggambarkan tampilan dasar sistem berdasarkan insight riset. Dalam file, terdapat wireframe untuk beberapa halaman seperti Home, Database, dan Laporan sebagai representasi alur pengguna. Wireframe ini menjadi blueprint bagi proses UI Design.

 

UX Research pada kasus Gerakan Mengajar Desa berhasil mengungkap berbagai tantangan pengguna seperti data tercecer, laporan tidak terstandarisasi, dan koordinasi yang tidak efisien. Melalui tahapan riset yang sistematis mulai dari memahami konteks, user interview, persona, empathy map, problem statement, hingga wireframe tim berhasil merumuskan solusi berupa sistem back office terintegrasi yang menjawab kebutuhan nyata pengguna.

Pendekatan UX Research ini dapat menjadi model bagi organisasi sosial lain yang ingin meningkatkan efisiensi operasional melalui teknologi.

 

Image: Jasmine Felisya Sabri